Solliciter les services d’une entreprise d’archivage permet à une entreprise de conserver pour des durées légales ses obligations et d’assurer l’intégrité physique des documents. L’entreprise ARCHIVO est spécialisée dans l’archivage de documents. Il vous assiste et vous conseille dans tous les travaux d’archivage et de gestion de vos documents. Découvrez ses services dans cet article.
Archivage physique
La mise en œuvre d’un record management dans le fonctionnement d’une entreprise lui permet de gérer convenablement ses archives. En effet, il permet aux professionnels de l’archivage de ranger les documents archivés nécessaires pour mener à bien son activité. Il permet également d’assurer la traçabilité des documents. Le respect des durées légales de conservation est aussi un des avantages de l’archivage physique. Il permet à votre entreprise d’éviter les risques de perte d’animation des archives.
De même, il contribue à une identification des documents indispensable pour la réalisation des objectifs de l’entreprise. ARCHIVO dispose d’un personnel composé d’archivistes qualifiés qui vous permet d’assurer efficacement les opérations d’archivage physique de vos documents. Ces agents sont chargés d’effectuer :
- le tri des documents à archiver ;
- le rangement des dossiers ;
- l’inventaire ;
- le conditionnement et la cotation ;
- la mise en place du record management, etc.
L’entreprise vous accompagne pour une externalisation physique et efficace de vos documents.
Archivage électronique
L’archivage électronique est de nos jours la meilleure façon de gérer les documents de votre entreprise. ARCHIVO vous permet d’avoir des métadonnées personnalisées et des fichiers de document reliés entre eux. En effet, la technologie utilisée par cette société vous permet d’ajouter des balises, des notes et des références datées pour vous aider à organiser vos documents. Vous pouvez ainsi ajuster facilement vos propres champs de métadonnées de différents types comme les listes ou encore des cases à cocher. Vous aviez également la possibilité de lier des fichiers pour créer des relations entre des documents dans différentes structures de dossier.
Solliciter les services de cette société pour un archivage électronique vous permet également de verrouiller un document pour d’autres pendant que vous le modifiez sur votre ordinateur. De même, vous pouvez télécharger une nouvelle version d’un document et conserver les métadonnées existantes et toutes les versions antérieures du fichier.
Formation sur la pratique d’archivage
Obtenez une formation complète sur les différentes méthodes d’archivage et devenez un expert du métier grâce à ARCHIVO. En effet, cette formation vous donne les compétences nécessaires pour exercer le métier d’archiviste. D’abord, vous vous familiarisez avec les différentes tâches du métier puis vous vous immergez progressivement. Les méthodes et les pratiques adaptées à la classification et à la conservation des documents vous sont enseignées par des formateurs expérimentés et aguerris.
Dans un temps plutôt court, vous pouvez maîtriser les ficelles du métier grâce à une formation détaillée et compréhensive. Vous apprenez les principes de sécurité et de confidentialité, les spécificités des documents originaux et des copies, les durées de conservation des documents et bien plus.
Audit et conseils en documentation documentaire
La mauvaise gestion des documents peut nuire au fonctionnement normal des activités dans une entreprise. ARCHIVO vous accompagne dans le contrôle de la gestion documentaire de votre entreprise. Cet audit permet d’analyser les flux de documents de l’entreprise pendant un intervalle de temps. Il vise à élaborer une cartographie de l’atmosphère documentaire et d’effectuer une analyse complète des pratiques d’archivage. De cet audit ressort des recommandations et de meilleures stratégies à mettre en place pour un archivage plus efficace.
Avec son équipe rigoureuse et expérimentée, vous obtenez à la fin de tout audit des approches de solutions adaptées aux fonctionnements de votre entreprise. L’expertise des auditeurs vous permet d’installer dans votre structure un dynamisme et une efficacité en matière de conservation de document.